Formulare meets Workflows

Überblick

Aus der Formular-Übersicht heraus lässt sich der Workflow „Dokumentation anfordern" starten. Damit werden für einen oder mehrere Formulareinträge die benötigten Unterlagen gezielt angefordert und über den Workflow eingesammelt.

Workflow starten

In der Formular-Übersicht wird der Workflow über das Symbol Dokumentation anfordern in der Spalte Aktionen der jeweiligen Zeile ausgelöst.

Anforderung konfigurieren

Im Panel Dokumentation starten wird die Anforderung zusammengestellt:

• Ausgewählte Objekte – die zuvor markierten Einträge (z.B. „Besprechungsraum").
• Nachricht – Begleittext an die zuständige Person; enthält den Link zum Dokumentationsbereich.
• Zuständigkeit – Person oder Firma, die die Unterlagen liefern soll.
• Fälligkeit – Termin, bis zu dem die Dokumente abzugeben sind.
• Angeforderte Dokumente – Auswahl der benötigten Kategorien (z.B. Bauteile, Bedienungs-/Pflegeanleitungen, Berechnung, Bescheinigung, Beschreibung, Pläne), inkl. alle auswählen.

Mit Workflow starten wird die Anforderung ausgelöst.

Nach dem Start bestätigt die App den Versand: „Dokumentation anfordern – E-Mail wurde erfolgreich versendet."

Abgabe der Dokumente

Die zuständige Person gelangt über den Link in den Workflow und lädt die geforderten Unterlagen je Kategorie hoch. Der Fortschritt ist pro Kategorie sichtbar („X Dokumente hochgeladen").

Über abschließen wird der Workflow beendet; die App bestätigt mit „Der Workflow wurde abgeschlossen."

Ausblick

Hinweis: Aktuell umfasst der Workflow ausschließlich die Abgabe der Dokumente. In der nächsten Ausbaustufe lassen sich diese Workflows zusätzlich konfigurieren – beispielsweise um eine nachgelagerte Prüfung der Dokumente zu ergänzen.