Digitale Dokumentenablage (Dokumente)

Themen in Übersicht:

1. Menü Dokumente
2. Basisfunktionen
3. Auswahlkorb
4. Benachrichtigungen für Ordnern aktivieren
5. Dateien teilen
6. Neue Verteilergruppe erstellen
7. Dateien Extern teilen
8. Weitere Spalten einblenden
9. Common Issues: Leere Seite
10. Common Issue: Fehler Authentifizierung erforderlich
11. Oft gestellte Fragen

 

Menü Dokumente

• Die Dokumentenablage erreichen Sie über das Menü "Dokumente". Dieses Menü ist nur verfügbar, wenn eine Dokumentenablage wie SharePoint oder buildagil in der Konfiguration hinterlegt ist.
• Beim Öffnen des Menüs werden Sie aufgefordert sich auf der Dokumentenablageplattform einzuloggen. Ist im Projekt Single Sign-on (SSO) aktiviert, ist keine erneute Anmeldung erforderlich.
• Bei erfolgreicher Verbindung sehen Sie nun die Ordnerstruktur ① von der Dokumentenablageplattform wie folgt:

Basisfunktionen

• Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung unabhängig davon ob eine Datei oder ein Ordner ausgewählt ist: 

  ① Suche
  ② Filtern nach Prüfstatus
  ③ Neuen Ordner erstellen
  ④ Neue Datei(en) hochladen
  ⑤ Ansicht aktualisieren

  

Folgende Funktionen stehen Ihnen zusätzlich zur Verfügung wenn eine Datei oder ein Ordner ausgewählt ist: 

① Zur Auswahl hinzufügen (Grundlage für das Starten eines Workflows oder Teilen der Datei)
② Ordner erstellen
③ Datei/Ordner löschen
④ Herunterladen
⑤ Verschieben

• Datei selektieren (1), und über die verschieben Funktion (2) einem anderen Ordner zuteilen (3)

⑥ Kopieren

⑦ Umbenennen

▶ Interaktive Führung durch die Basisfunktion der Dokumente

 

Auswahlkorb

• Grundlage für: Dateien teilen und Starten von Workflows. Dieser befindet sich der oberen rechten Ecke :
  
• Um Dateien zu teilen oder einen Workflow zu starten müssen die Dateien zunächst zu dieser Auswahl hinzugefügt werden.
• Dies erfolgt bspw. einzeln je Datei durch Klick auf das Symbol "Zur Auswahl hinzufügen" ①
• Der Hinweis ② bestätigt das Hinzufügen zur Auswahl
• In ③ ist ersichtlich wie viele Dateien sich in der Auswahl befinden
  
   
• Alternativ können auch eine oder mehrere Dateien selektiert werden und über die Aktion (1) zur Auswahl hinzugefügt werden: 
  

▶ Interaktive Führung zum Befüllen eines Formulars

Benachrichtigungen für Ordnern aktivieren

• Es können bei Ordnern die Benachrichtigungen aktiviert werden, sodass man über Änderungen innerhalb des Ordners informiert wird (Uploads, Umbenennungen, Löschungen)
• Den Ordner auswählen, das "i" Symbol anklicken und dann im rechts geöffneten Fenster die Benachrichtigungen aktivieren

Dateien teilen

• Nach der Auswahl von einer oder mehreren Dateien können andere Projektmitglieder über diese informiert werden. Der "Dateien teilen" Dialog kann über den Auswahlkorb geöffnet werden:
   
• Der Verteilerkreis kann definiert werden über
  • Einzeleingabe der Benutzer
  • Auswahl der Firmen (alle Benutzer der Firma, die dem aktuellen Projekt angehören)
  • Auswahl einer Verteilergruppe
• Die Empfänger erhalten eine E-Mail sowie eine Nachricht in der big-Inbox
• Die Aktion wird darüber hinaus im Audit-Log gespeichert 

Neue Verteilergruppe erstellen

• Zunächst ist hierfür das Rollenrecht "Verteilerlisten verwalten" erforderlich.
• Im "Dateien teilen" Dialog kann nun eine neue Verteilergruppe erstellt werden
  
  
   
• Der Verteiler kann mit Einzelpersonen oder ganzen Firmen befüllt werden
  
   

Dateien Extern teilen

• Nach der Auswahl von einer oder mehreren Dateien können auch externe Personen über diese informiert werden und Zugriff auf die Dateien erhalten. Im "Dateien teilen" Dialog ist hierfür "Extern versenden" auszuwählen ①:
  
• In ② können die externen E-Mail Adressen eingegeben werden
• In ③ kann eine Nachricht ergänzt und die E-Mail letztlich abgeschickt werden (4)

Ordnerpfade via kopieren teilen

Ordnerpfade können beim Hovern über den gewünschten Ordner und das Klicken auf das Informationssymbol ① und in der Folge im Detailblatt unter dem Link kopieren ② Ordner kopiert werden

▶ Interaktive Führung zum Teilen der Dokumente

Weitere Spalten einblenden

• Administratoren können ordnerspezifisch weitere (SharePoint-) Spalten einblenden:
  

Hinweis: Das Anlegen neuer Spalten geht aktuell nur über die SharePoint-Oberfläche.

Common Issues: Leere Seite

• Achtung: Sollte die Ansicht, wie folgt, leer sein: Sind Pop-Ups für die Dokumentenablage zu aktivieren. Siehe hierzu:
  • Chrome https://support.google.com/chrome/answer/95472hl=de&co=GENIE.Platform%3DDesktop
  • Firefox                                                                                                                                                   https://support.mozilla.org/de/kb/pop-blocker-einstellungen-ausnahmen-problemloesung#:~:text=w%C3%A4hlen%20Sie%20Einstellungen.-,Klicken%20Sie%20in%20der%20Men%C3%BCleiste%20am%20oberen%20Bildschirmrand%20auf%20Firefox,die%20Funktion%20damit%20aktiviert%20ist.

Common Issue: Fehler Authentifizierung erforderlich

Problem: Wenn die folgende Meldung erscheint und via Erneut Authentifizieren dennoch nicht die Ordnerstrukutr sehen.

• Klicken Sie auf das Ordnersymbol auf big - auch wenn Sie bereits im Dokumentenordner sind!

• Suchen Sie in der Adresszeile ihres Browsers nach einem Pop-Up Symbol.  Klicken Sie auf dieses und Aktivieren hier die Pop-Ups (für  build-big.ch).
  • Im Browser Mozilla Firefox sieht dies so aus:
• Im Browser Chrome sieht dies so aus:
  

▶ Interaktive Führung durch die Dokumente

Oft gestellte Fragen

• Ich sehe nicht das Menü von der Dokumentenablageplattform nicht? Siehe hierzu Punkt Common Issues
• Ich kann mich nicht mit der Dokumentenablageplattform über big einloggen? Siehe Common Issue: Fehler Authentifizierung erforderlich wenn dies nicht weiterhilft, wenden Sie sich an Ihren Administrator/Ansprechpartner im Projekt.
• Wie funktioniert die Benutzerberechtigung? Die Benutzerberechtigungen können anhand von Azure Gruppen auf big ordnerweise durch den big Admin festgelegt werden. Dabei kann zwischen keinem Zugriff, lesenden Zugriff, und schreibendem Zugriff gewählt werden.
• Bei weiteren Fragen, gerne eine Email an: [e-mail]