Workflows nutzen

Themen in Übersicht:

1. Starten eines Workflows
2. Nutzung des Workflows
3. Workflow öffnen
4. Eine Datei für die Prüfung vorbereiten
5. Datei prüfen
6. Workflow(schritt) abschließen
7. Dateien im laufenden Workflow bearbeiten oder löschen
8. Workflow-Definition im laufenden Workflow bearbeiten

Starten eines Workflows

VARIANTE 1: Starten eines Workflows im Dokumentenbereich

• Zum Starten eines Workflows ist es erforderlich die Dateien zunächst in den Warenkorb zu legen.
  • Dateien können einzeln über das "Warenkorbsymbol" hinzugefügt werden. So können auch Dateien in unterschiedlichen Ordnern zur Auswahl hinzugefügt werden:
    
     
  • Es können auch mehrere Dateien ausgewählt und zur Auswahl hinzugefügt werden:
    
     
• Der Workflow kann im Anschluss aus dem Warenkorb heraus gestartet werden.
  • Hierfür muss zunächst der Warenkorb geöffnet werden: 
    
  • Dort kann die Dateiauswahl zunächst geprüft / angepasst werden und der Workflow gestartet werden. Die Auswahl der entsprechen Workflow-Vorlage erfolgt im nächsten Schritt.
     
• Im erscheinenden Sidepanel können nun folgenden Aktionen / Anpassungen durchgeführt werden um den Workflow zu starten:
  • Wahl eines Titels (z.B. Planprüfung Phasenabschluss) (1)
  • Wahl der Workflow-Vorlage (2)
  • Ergänzung um einen Beschrieb / Nachricht (3)
  • Unter (4) können nochmals die enthaltenen Dateien angezeigt werden
  • (5) zeigt den Ablauf an. Bei Bedarf können die Fälligkeiten noch geändert werden (6) und (7)
  • Mit einem Klick auf "Starten" wird die Prüfaufgabe erstellt und die ersten Prüfer benachrichtigt.
    
• Der Status der Dateien ändert sich nach dem Start auf "In Prüfung"
   
• Wichtig: Es kann immer nur ein Workflow je Datei aktiv sein. Dies wird im Warenkorb entsprechend angezeigt.
  

VARIANTE 2: Starten eines Workflows über das Workflow-Widget

• Das Workflow-Widget bietet die Möglichkeit über Schnellstart-Vorlagen...
  1. ...Dokumente anzufordern,
  2. ...Dokumente zu prüfen oder
  3. ...einen frei konfigurierbaren Workflow zu starten.
  

VARIANTE 3: Schnellstart eines Workflows ohne Vorlage

Workflows können ohne das Nutzen einer Workflow-Vorlage über das Widget und den Warenkorb als "Schnellstart" begonnen werden. Hierbei muss der komplette Workflow-Ablauf neu konfiguriert werden.

Nutzung des Workflows

Workflow öffnen

• Variante 1: Nachdem der Workflow gestartet wurde, erhalten die Nutzer des ersten Prüfschritts eine Inbox Nachricht (1). Mit einem Klick auf "zu Prüfung" (2) kann der Prüfdialog geöffnet werden.
  
   
• Variante 2: Im Inbox-Widget und im Workflow-Widget erhält der Eingang eines Workflows ebenfalls einen Eintrag: 
  
  
   
• Variante 3: Zugriff über die Workflow-Übersicht:
  

 

Bearbeiten eines Workflows

Innerhalb des Workflows können Sie die darin enthaltenen Dateien prüfen, kommentieren, freigeben oder ablehnen. Im Anschluss an die Prüfung können Sie den Prüfschritt abschließen, um den Workflow abzuschließen oder den nächsten Prüfschritt zu starten. 

Übersicht

Innerhalb der Prüfaufgabe gibt es die folgenden Möglichkeiten: 
(1) Details zum Workflow (Fälligkeiten, Ablauf, ...)
(2) Öffnen der zu prüfenden Datei im Viewer
(3) Details zur Datei
(4) Datei freigeben / ablehnen

Eine Datei für die Prüfung vorbereiten

Nach dem Öffnen (siehe Übersicht Schritt (2)) der Datei erhalten Sie u.U. die Meldung, dass die Datei für eine Kommentierung / Redlining zunächst verarbeitet werden muss. Nach einem Klick auf "Plan vorbereiten" (1) wird die Datei verarbeitet und steht wenige Minuten später zur Verfügung.

Sobald die Datei zur Verfügung steht werden Sie entsprechend informiert. 

Datei prüfen

Nach dem öffnen der Datei können die Anmerkungen in Form von Issues (1) angelegt werden. Anmerkungen von anderen Prüfern die innerhalb desselben Workflows gemacht wurden, sind vorgefiltert (2), sowie die Markups direkt sichtbar (3).

Achten Sie darauf, dass erstellte Issues standardmäßig nicht zugewiesen sind. Weitere Eigenschaften wie Verantwortlichkeit, Status, Bereiche o.Ä. können Sie in dem Detailblatt des Issues (öffnet sich automatisch nach dem Anlegen) pflegen (weitere Infos zu Issues finden Sie hier):  

Nach erfolgter Prüfung können Sie die Datei freigeben oder ablehnen: 

 

Chat nutzen

• Innerhalb eines gestarteten und aktiven Workflows können über die Chat-Funktion (1) Kommentare hinzugefügt werden
• Dabei können sowohl einfache Textnachrichten, als auch Bilder/Screenshots versendet werden.
• Die Kommentare sind nur in dem ausgewählten Workflow sichtbar

 

Workflow(schritt) abschließen:

Ein Workflowschritt kann erst abgeschlossen (1) werden wenn die einzelnen Datei freigegeben bzw. abgelehnt wurden. Im Beispiel wurde eine Datei (2) freigegeben, die andere (3) jedoch noch nicht geprüft:

Wurden alle Dateien geprüft kann der Workflow(schritt) abgeschlossen werden: 

(1) Optional können noch Anmerkungen gemacht werden 

(2) Abschließen des Workflows. Der Workflow wird beendet bzw. geht in den nächsten Prüfschritt.

Dateien im laufenden Workflow bearbeiten oder löschen

Die Dateien in einem laufenden Workflow können aktualisiert oder gelöscht werden, ohne den Workflow zu stoppen oder neu zu starten. User mit dem Rollenrecht "Workflows verwalten" können die Dateiliste editieren: 

Anschließend gibt es die Möglichkeit Dateien aus dem Workflow zu entfernen (rote Tonne) oder Dateien auf die neues Version zu aktualisieren (grüner Doppelpfeil):

Hinweise:

• Das nachträgliche Hinzufügen von Dateien ist nicht möglich.
• Löschungen und Aktualisierungen können nicht rückgängig gemacht werden.

Workflow-Definition im laufenden Workflow bearbeiten

Wird die Workflow-Definition während eines laufenden Workflows verändert (z.B. Hinzufügen von Prüfern zu einem Schritt), kann diese Aktualisierung im Nachhinein auch auf den laufenden Workflow angewendet werden.

Dazu können Administratoren im Reiter "Schritte" auf "Änderungen synchronisieren" klicken.

Hinweise:

• Aktualisierungen können nicht rückgängig gemacht werden.
• Änderungen, die die Funktionsfähigkeit des laufenden Workflows beeinflussen würden, können nicht übernommen werden.
   

Einschränkungen / Zusatzinformationen

• Nur PDF, DWG oder BIM-spezifische Dateien können innerhalb big geprüft werden. Für Office Formate können keine Issues angelegt werden.
• Während auf einer Datei eine Prüfung läuft, kann diese dennoch aktualisiert werden und eine neue Version hochgeladen werden. Die Prüfung wird jedoch weiterhin auf der ursprünglichen Version durchgeführt.