Workflows anlegen und verwalten

Themen in Übersicht:

1. Zweck
2. Workflow Übersicht
3. Workflow erstellen
4. Verwendung für Disziplinen einschränken
5. Weitere Workflowkapitel
6. Oft gestellte Fragen

 

Zweck

• Anlegen von Workflow Vorlagen zur Prüfung & Freigabe von Dokumenten, Plänen oder Modellen

 

Workflow Übersicht

• Navigieren Sie in die Workflowverwaltung 
  Achtung: es ist das gesondertes Rollenrecht "Workflows verwalten" erforderlich
  
  
   
• In der Übersicht können die bereits erstellten Workflows
  • (1) bearbeitet werden
  • (2) als Vorlage gespeichert/entfernt werden
  • (3) aktiviert/deaktiviert werden
  • (4) gelöscht werden
    
     
• Falls ein aktivierter Workflow gelöscht wird, werden die Prozesse abgebrochen – alternativ kann der Workflow deaktiviert werden. In diesem Fall laufen aktive Workflows weiter.
  

 

Workflow erstellen

• Erstellen Sie eine neue Workflowdefinition
  
  
  
   
• Bei dem Erstellen neuer Workflows werden verschiedene Optionen vorgeschlagen
  • Ohne Vorlage starten
  • Dokumente anfordern
  • Dokumente prüfen
  • Dokumente einholen und prüfen
  • Die als Vorlage gespeicherten Workflows sind ebenfalls unten zu finden und können als neue Workflows editiert werden

Workflow-Aktionen

Dokumente anfordern

• (1) Verantwortlichkeiten definieren ("Wer muss Dokumente hochladen")
• (2) Einträge hinzufügen ("Was muss hochgeladen werden"), hierfür können Dokumentensets verwendet werden oder freie Einträge definiert werden
• (3.1) Den Dokumenten einen übergeordneten Ordner zuweisen ("Wohin sollen die Dokumente hochgeladen werden")
• (3.2) Je Eintrag einen Zielordner definieren
• (5) Werktage ab Start des Workflows bis zum Fälligkeitsdatum setzen 
       

Prüfung

• (1) Titel des Prüfschritts
• (2) Prüfer auswählen
• (3) Prüfdauer festlegen
• (4) Festlegen, dass der Prüfschritt erst nach dem Fälligkeitsdatum abgeschlossen wird
• (5) Beschreibung verfassen
• (6) Mitwirkende bestimmen
• Zusätzlich kann man festlegen, dass Antworten von allen Prüfern angefordert werden
  • Inaktiv (Standard): Sobald ein Verantwortlicher die Prüfung genehmigt oder ablehnt geht der Workflow in den nächsten Schritt.
  • Aktiv: Alle Verantwortlichen des Schritts müssen antworten. Erst dann geht der Workflow in den nächsten Schritt.
• Zusätzlich kann man festlegen, ob es die Möglichkeit geben soll, Dateien bei der Prüfung zu überspringen
  • Inaktiv (Standard): Es gibt für die Prüfer nur die Optionen "Genehmigen" oder "Ablehnen".
  • Aktiv: Es gibt zusätzlich die Option "Überspringen".

Allgemeine Einstellung

• Statuslabel der Datei (Standard = Genehmigt / Genehmigt, mit Anmerkungen / Abgelehnt / Übersprungen)
  • Statustext der Datei kann hier beliebig geändert werden.
  • Hinweis: Genehmigt mit Anmerkungen wird für freigegebene Dateien mit offenen Issues gesetzt.
    

Präfix: Kürzel für den Workflow. Dieses wird der fortlaufenden Nummer vorangestellt und ist u.a. in der Übersicht der aktiven und archivierten Workflows sichtbar (Hilfreich für die Nachverfolgung der Anzahl und das einfache Wiederfinden des Workflows)

Weitere Aktionen 

Über +„Schritt hinzufügen“ können neu noch weitere Aktionen ausgewählt werden:

• Dateien verschieben
• Dateien kopieren
• Hier kann jeweils der Zielordner ausgewählt werden und bspw. die genehmigten Dateien an einen bestimmten Ordner verschoben/kopiert werden
• Zudem kann das automatisierte Umbenennen des Dokumentes aktiviert werden

Verwendung für Disziplinen einschränken

Die Verwendung von Workflow-Vorlagen kann für unterschiedliche Disziplinen eingeschränkt werden

• Über das "Schild" Symbol (1) wird ein Fenster geöffnet, in dem die unterschiedlichen Disziplinen ausgewählt werden können
• Nur die festgelegten Disziplinen haben im Anschluss Zugriff auf die Workflow-Vorlage

Weitere Workflowkapitel

• Workflows nutzen

 

Oft gestellte Fragen

• Bei weiteren Fragen, kontaktieren Sie uns gerne über das Supportformular