Konfiguration Formulare

Themen in Übersicht:

1. Formulare konfigurieren
2. Ein Formular Anlegen
3. Formular bearbeiten
4. Formularansicht Administrator
5. SharePoint Ablage erlauben
6. Oft gestellte Fragen

Formulare konfigurieren

• Die Konfigurationsebene der Formulare, kann standardmäßig nur von der Benutzerrolle des BIM Admin und der Rolle des BIM Koordinators aufgerufen werden.
• Zum Aufruf ist auf die Konfigurationsebene zu wechseln via ①
• Anschließend ist das Konfigurationsmenü der Formulare unter ② sichtbar

Ein Formular Anlegen

• Formulare lassen sich nur von Administratoren anlegen
• Ein Formular kann über die Schaltfläche "Neues Formular erstellen"

• Anschließend werden Sie durch einen Wizard geführt, in dem Sie das Formular schrittweise konfigurieren können. Die obligatorischen Felder Name (Freitext), Typ (Auswahl der Sicht des Formular zwischen Instanzen und Typen), Element (Auswahl eines, mehrerer oder aller Elemente) sind im folgenden Auszuwählen:
  

• Die weiteren Informationen sind im weiteren Verlauf zu definieren:
  • Firma - Hinterlegung einer Firma z.B.: bei mehreren Unternehmen pro Element
  • Benutzer - explizite Zuweisung eines Bearbeiters (siehe auch Fälligkeit)
    
     
  • Disziplin - Definiert die bearbeitbaren Attributen via der Disziplin
  • Filterprofil - Hinterlegung eines Filterprofils z.B.: eines Filters der betriebsrelevantheit
    
     
  • Order (SharePoint)
  • Dokumentenset-Attribut oder
  • Dokumentenset
    
     
  • Fortschrittsbalken anzeigen
  • Erinnerung aktivieren - Bei definierter Fälligkeit wird entsprechend eine Erinnerung an den Benutzer Versand
  • Fällig bis - Definierung der Fälligkeit der Befüllung
    

Formular bearbeiten

• Alle Eingaben aus dem Wizard können nachträglich in einer einfachen Eingabemaske bearbeitet werden
• Hier gibt es zudem die Möglichkeit, alternativ zu Filterprofilen auch Attribut-Filter zu hinterlegen

Formularansicht - Administrator

• Die folgenden Aktionen bei Formularen sind wie folgt verfügbar
  • Bearbeiten -  öffnet das Menü zum Bearbeiten des Formulars
  • Kopieren - öffnet eine Maske zum Kopieren des Formulars
  • Löschen  - löscht das Formular permanent
  • Benachrichtigen - Sendet eine Einladung / eine Erinnerung an einen etwaige hinterlegten Benutzer
  • Link - Kopiert den Link des Formular
  • Wechsel zur Formularansicht - Spring zur Ansicht des Formulars wie es normale Benutzer sehen

SharePoint Ablage erlauben

• Damit die Dokumentenablage in den Formularen angezeigt wird ist es erforderlich, dass in der big Konfiguration zum SharePoint die drei folgenden Punkte aktiviert sind
  • SharePoint Graph API verwenden
  • Benutzer Authentifizierung nutzen
  • Dokumente hochladen ermöglichen
• Hinweis: Die Anbindung funktioniert nur mit der neuen Graph API - Stand 2023

Oft gestellte Fragen

• Bei weiteren Fragen, gerne eine Email an: [e-mail]