Dokumentensets

Themen als Übersicht

• Zweck
• Einrichtung
• Anwendung
• Anmerkungen
• Oft gestellte Fragen

Zweck

• Mit Dokumentensets können die Arten von Dokumenten definiert werden die vom Unternehmer zu liefern sind, wie Pläne, Reports oder Garantienachweise.

Einrichtung

• Zur Einstellungen navigieren Sie in das Menü "Dokumentensets" ①.
• Ein neues Dokumenten via ② anlegen
• Den entsprechenden Namen eingeben und speichern ③

• Anschließend ist der Eintrag via ① zu definieren - ein Eintrag stellt dabei später ein Dokument dar z.B.: eine PDF.

• Die Einträge lassen sich nach dem Anlegen einzeln löschen oder durch das klicken auf den Namen des Eintrags umbenennen.

• Anschließend muss ein Attribut definiert werden auf dem später der Name eines Dokumentensets abgesetzt wird, damit werden die erforderlichen Einträge definiert. 
• Hierzu ist ein beliebiges Attribut anzulegen oder ein bestehendes Attribut zu nutzen.
• Ist dies erfolgt ist im Tab zu den Formularen ① ein neues Formular②  zu erstellen. 

Anwendung

• Die Dokumentensets respektive die Einträge stehen anschließend in den Formularen zur Befüllung zur Verfügung.

Anmerkungen

• Damit die Dokumentenablage in den Formularen angezeigt wird ist es erforderlich, dass in der big® Konfiguration zum SharePoint die drei folgenden Punkte aktiviert sind
  • SharePoint Graph API verwenden
  • Benutzer Authentifizierung nutzen
  • Dokumente hochladen ermöglichen
• Hinweis: Die Anbindung funktioniert nur mit der neuen Graph API - Stand / aus dem Jahr oder neuer 2023

Oft gestellte Fragen

1. Was ist der Unterschied zwischen einem Dokumentenset und einem Eintrag? Das Dokumentenset stellt einen Ordner dar in dem die einzelnen geforderten Einträge (vgl. Dateien) abgelegt werden.
2. Was ist der Unterschied zwischen einem Dokumentenset und einer Dokumentengruppe? Beide dienen zur strukturierten Dokumentenablage. Das Dokumentenset gibt die eingeforderten Dokumenteneinträge vor, wo hingehend die Dokumentengruppe diese nicht vorgibt, aber das Hochgeladenen Dokument sich direkt einer Gruppe zuweisen lässt. Dokumentensets erlauben somit einen strukturierten und gruppierten Upload von Dokumenten.
3. Kann ein Dokumentenset im Gesamtmodell genutzt werden? Nein, das Dokumentenset ist aktuell nur in den Formularen nutzbar. Eine Implementierung im Gesamtmodell ist aber geplant, siehe hierzu ggf. Changelog.
4. Bei weiteren Fragen, gerne eine Email an: [e-mail]